Empfang:

1. Besucherempfang: Begrüßung und Anmeldung von Besuchern, Bereitstellung von Informationen und Unterstützung bei der Weiterleitung an die entsprechenden Personen oder Abteilungen.
2. Telefonzentrale: Annahme und Weiterleitung von Telefonanrufen an die richtigen Mitarbeiter oder Abteilungen, Beantwortung allgemeiner Anfragen und Bereitstellung von Informationen.
3. Post- und Kurierdienste: Annahme und Verteilung von eingehender Post und Paketen, Organisation von Kurierdiensten für ausgehende Sendungen.
4. Terminvereinbarungen: Verwaltung von Terminen und Besprechungsräumen, Koordination von Meetings und Veranstaltungen, Erinnerung an Teilnehmer.
5. Verwaltung von Büromaterial: Bestellung, Lagerung und Verteilung von Büromaterialien und -bedarf, Überwachung des Bestands und Aktualisierung von Bestelllisten.
6. Personalbetreuung: Zentrale Anlaufstelle für Fragen und Aufforderungen jeder Art, Urlaubs- und Krankmeldungen, Buchungen von Schulungen oder Weiterbildungsseminaren, Unterstützung Tagesgeschäft
   

Backoffice:

1. Dokumentenverwaltung: Organisation, Archivierung und Verwaltung von Unternehmensdokumenten und -aufzeichnungen, einschließlich elektronischer Dateien und physischer Dokumente.
   
2. Datenverarbeitung und Dateneingabe: Eingabe von Daten in Unternehmenssysteme und -software, Überprüfung der Daten auf Genauigkeit und Vollständigkeit.
3. Kundenbetreuung: Beantwortung von Kundenanfragen per Telefon oder E-Mail sowie Weiterleitung von Anfragen an die entsprechenden Abteilungen.
4. Administrative Unterstützung: Unterstützung anderer Abteilungen und Mitarbeiter bei administrativen Aufgaben wie Reisebuchungen, Veranstaltungsplanung, Berichterstellung und Korrespondenz.
5. Fuhrparkmanagement: Beschaffung, Verwaltung und Optimierung der Poolfahrzeuge sowie die Kontrolle von Kosten, Einhaltung von Vorschriften und Berichterstattung über Leistung und Trends.

1. Budgetierung und Kostenkontrolle: Unsere Projektmanagerinnen erstellen Budgets für Projekte und überwachen die finanzielle Leistungsfähigkeit während des gesamten Projektverlaufs. Sie stellen sicher, dass die finanziellen Ressourcen effektiv genutzt werden und dass das Projekt innerhalb der zugewiesenen Budgetgrenzen bleibt.
2. Vertragsmanagement: Sie sind oft für die Verhandlung und Verwaltung von Verträgen mit Bauherren, Auftragnehmern und anderen beteiligten Parteien verantwortlich. Sie stellen sicher, dass Verträge rechtlich bindend sind und die Interessen des Unternehmens schützen.
3. Ressourcenplanung und -koordination: Sie planen den Einsatz von Arbeitskräften, Materialien und anderen Ressourcen, um sicherzustellen, dass das Projekt effizient durchgeführt wird. Dies beinhaltet die Koordination von Mitarbeitern verschiedener Abteilungen sowie externen Dienstleistern und Lieferanten.
4. Kommunikation und Berichterstattung: Kaufmännische Projektmanager halten alle Stakeholder über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden. Sie erstellen regelmäßige Auswertungen über den Projektstatus, Budgetausgaben, Meilensteine und Risiken und kommunizieren diese Informationen an die Projektleitung sowie andere relevante Parteien.

Insgesamt trägt das kaufmännische Projektmanagement dazu bei, sicherzustellen, dass Ingenieurprojekte nicht nur technisch erfolgreich sind, sondern auch wirtschaftlich rentabel und im Einklang mit den geschäftlichen Zielen und Strategien des Unternehmens stehen.

Unser Ingenieurbüro nimmt regelmäßig an Vergabeprozessen teil. Vergabe-Koordinatoren sind hierfür eine unverzichtbarere Schlüsselperson. Ihre Rolle besteht darin sicherzustellen, dass unsere Teilnahme an Vergaben effizient und wirtschaftlich erfolgt:

1. Bedarfsanalyse: Der Koordinator arbeitet eng mit den Ingenieuren zusammen, um den genauen Bedarf an Materialien, Dienstleistungen oder anderen Ressourcen für ein bestimmtes Projekt zu ermitteln. Gemeinsam berücksichtigen sie technische Anforderungen, Zeitpläne und Budgetbeschränkungen.
2. Vorbereitung von Angeboten: Basierend auf den Anforderungen des Projekts bereitet der Koordinator alle erforderlichen Unterlagen vor, um sicherzustellen, dass unser Angebot den technischen Spezifikationen und den Vertragsbedingungen entspricht.
3. Angebotsbewertung: Sobald unsere Angebote eingereicht sind, überprüft der Koordinator sie sorgfältig. Er bewertet nicht nur den Preis, sondern auch die Qualität unserer angebotenen Lösungen und unsere Erfahrung in ähnlichen Projekten.
4. Verhandlungen: Im Falle von Verhandlungen mit dem Ausschreibenden vertritt der Koordinator unsere Interessen und strebt faire Preise und Vertragsbedingungen an, die sowohl für uns als auch für den Auftraggeber akzeptabel sind.
5. Vertragsabschluss: Nach erfolgreichen Verhandlungen überwacht der Koordinator den Vertragsabschluss und stellt sicher, dass alle erforderlichen Dokumente ordnungsgemäß unterzeichnet werden und dass wir rechtlich verpflichtet sind, den Vertrag zu erfüllen.

Personalmanagement:

1. Personalplanung: Erstellung von Stellenbeschreibungen und -anforderungen, sowie Planung des Personalbedarfs für die Zukunft.
2. Rekrutierung und Auswahl: Ausschreibung von Stellenangeboten, Sichtung von Bewerbungsunterlagen, Organisation von Vorstellungsgesprächen und Auswahl der geeigneten Kandidaten.
3. Einarbeitung und Integration: Organisation und Durchführung des Onboardings für neue Mitarbeiter, um ihnen das Unternehmen, die Unternehmenskultur und ihre Aufgaben zu vermitteln.
4. Personalführung: Unterstützung und Beratung von Führungskräften bei personalbezogenen Fragestellungen, Konfliktmanagement und Lösung von Personalproblemen.

Bewerbermanagement:

1. Stellenausschreibungen: Erstellung und Veröffentlichung von Stellenanzeigen auf verschiedenen Plattformen, einschließlich Unternehmenswebsite, Jobbörsen und sozialen Medien.
2. Bewerbungsmanagement: Verwaltung des gesamten Bewerbungsprozesses, einschließlich Eingangsbewertung, Terminierung von Vorstellungsgesprächen und Kommunikation mit Bewerbern.
3. Vorauswahl für Interviews: Beurteilung von Kandidaten anhand der Anforderungen der Stelle und Auswahl der geeigneten Bewerber für weitere Schritte im Auswahlprozess.
4. Kommunikation mit Bewerbern: Bereitstellung von Informationen über den Stand des Bewerbungsprozesses, Rückmeldung an Bewerber nach Vorstellungsgesprächen und Verwaltung der Korrespondenz während des gesamten Bewerbungsprozesses.
5. Datenmanagement: Pflege von Bewerberdatenbanken und -unterlagen, Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen und -richtlinien.

Insgesamt trägt das Personal- und Bewerbermanagement dazu bei, dass das Unternehmen über qualifizierte und engagierte Mitarbeiter verfügt, um seine Ziele zu erreichen, und stellt sicher, dass der Rekrutierungsprozess reibungslos und professionell abläuft.

Personalmarketing:

1. Arbeitgebermarke entwickeln: Aufbau einer attraktiven Arbeitgebermarke durch die Kommunikation der Unternehmenskultur, der Werte, der Arbeitsbedingungen und der Karrieremöglichkeiten, um potenzielle Bewerber anzuziehen.
2. Karriereseiten und -portale: Gestaltung und Pflege von Karriereseiten auf der Unternehmenswebsite sowie Präsenz auf spezialisierten Jobportalen, um potenzielle Bewerber über offene Stellen zu informieren und das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu präsentieren.
3. Personalisierte Ansprache: Gezielte Ansprache potenzieller Bewerber durch direkte Kommunikation, Networking-Veranstaltungen, Recruiting-Events und Karrieremessen, um das Interesse an einer Karriere im Unternehmen zu wecken.
4. Candidate Experience verbessern: Gewährleistung einer positiven Erfahrung für Bewerber während des gesamten Bewerbungsprozesses, angefangen von der Bewerbung bis zur Einstellung, um das Image des Unternehmens zu stärken und das Engagement der Bewerber zu erhöhen.

Marketing:

1. Marktforschung: Analyse von Markt- und Branchentrends, Kundenbedürfnissen sowie Wettbewerbsanalysen, um fundierte Entscheidungen zu treffen und eine Marketingstrategie zu entwickeln.
2. Marketingstrategie: Planung und Umsetzung von Marketingstrategien, die darauf abzielen, die Zielgruppe anzusprechen, das Markenimage zu stärken und die Umsätze zu steigern.
3. Design und Identität: Entwicklung und Positionierung der Dienstleistungen, Gestaltung des Corporate Designs und der Corporate Identity sowie Aufbau und Pflege der Markenidentität.
4. Werbung und Promotion: Erstellung und Durchführung von Werbekampagnen in verschiedenen Medienkanälen wie Printmedien, Online-Werbung und sozialen Medien, um die Zielgruppen zu erreichen.
5. Digitales Marketing: Nutzung von Online-Kanälen wie Website, sozialen Medien und Suchmaschinenoptimierung (SEO), um die Sichtbarkeit der Marke zu erhöhen, Traffic zu generieren und Leads zu generieren.
6. Vergabeunterstützung: Bereitstellung von Marketingmaterialien und -ressourcen für Vergabe-Koordinatoren, um Akquise erfolgreich zu unterstützen.
7. Analyse und Reporting: Überwachung und Auswertung der Leistung von Marketingaktivitäten, Erfolgsmessung von Kampagnen, Erstellung von Berichten und Ableitung von Erkenntnissen zur Optimierung zukünftiger Marketingstrategien.

Das Marketing spielt eine entscheidende Rolle dabei, eine starke Markenpräsenz aufzubauen, potenzielle Kunden und Mitarbeiter anzusprechen und die Umsätze zu steigern, indem es die Bedürfnisse und Wünsche der Zielgruppen versteht und darauf reagiert.

Personalmarketing:

1. Arbeitgebermarke entwickeln: Aufbau einer attraktiven Arbeitgebermarke durch die Kommunikation der Unternehmenskultur, der Werte, der Arbeitsbedingungen und der Karrieremöglichkeiten, um potenzielle Bewerber anzuziehen.
2. Karriereseiten und -portale: Gestaltung und Pflege von Karriereseiten auf der Unternehmenswebsite sowie Präsenz auf spezialisierten Jobportalen, um potenzielle Bewerber über offene Stellen zu informieren und das Unternehmen als attraktiven Arbeitgeber zu präsentieren.
3. Social-Media-Präsenz: Nutzung von sozialen Medien wie LinkedIn, Xing und Instagram, um die Arbeitgebermarke zu stärken, offene Stellen zu bewerben und mit potenziellen Bewerbern zu interagieren.
4. Personalisierte Ansprache: Gezielte Ansprache potenzieller Bewerber durch direkte Kommunikation, Networking-Veranstaltungen, Recruiting-Events und Karrieremessen, um das Interesse an einer Karriere im Unternehmen zu wecken.
5. Employer-Branding-Kampagnen: Durchführung von Employer-Branding-Kampagnen, die die Attraktivität des Unternehmens als Arbeitgeber betonen und potenzielle Bewerber dazu ermutigen, sich für offene Stellen zu bewerben.
6. Candidate Journey verbessern: Gewährleistung einer positiven Erfahrung für Bewerber während des gesamten Bewerbungsprozesses, angefangen von der Bewerbung bis zur Einstellung, um das Image des Unternehmens zu stärken und das Engagement der Bewerber zu erhöhen.

Bei uns finden im Laufe des Jahres zahlreiche interne und externe Events statt, die eine vielfältige Palette an Erlebnissen und Gelegenheiten bieten. Dazu gehören unter anderem unser Kundenevent "Talk im Tower", bei dem wir mit Kunden und Geschäftspartnern in entspannter Atmosphäre zusammenkommen, Karrieremessen, die es uns ermöglichen, talentierte Fachkräfte kennenzulernen und uns als attraktiven Arbeitgeber zu präsentieren, sowie unser jährlicher Betriebsausflug, der Teamgeist und Zusammenarbeit stärkt. Abteilungsausflüge bieten die Möglichkeit, enger zusammenzuwachsen und die Teamdynamik zu verbessern, während die traditionelle Weihnachtsfeier das Jahr auf festliche Weise abschließt. Diese Veranstaltungen sind wichtige Bestandteile unserer Unternehmenskultur und tragen dazu bei, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich Mitarbeiter geschätzt und unterstützt fühlen.

1. Konzept: Entwicklung eines klaren Konzepts oder einer Idee für die Veranstaltung, einschließlich des Veranstaltungsziels, des Themas, der Zielgruppe und des Budgets.
2. Budget: Festlegung des Budgets für die Veranstaltung und Verwaltung der finanziellen Ressourcen, einschließlich Kostenkalkulation, Budgetallokation und Kostenkontrolle während des gesamten Planungsprozesses.
3. Location: Auswahl einer geeigneten Veranstaltungsortes basierend auf den Anforderungen der Veranstaltung und der Zielgruppe, Verhandlung von Verträgen mit Veranstaltungsorten und Management der Veranstaltungsortlogistik.
4. Programm: Entwicklung eines detaillierten Programms für die Veranstaltung, einschließlich Zeitplan, Ablauf, Vorträgen, Präsentationen, Aktivitäten und Unterhaltung.
5. Teilnehmende: Einrichtung eines Registrierungssystems für Teilnehmer, Erfassung von Anmeldungen, Verwaltung von Teilnehmerdaten, Bereitstellung von Anmeldeinformationen und Unterstützung der Teilnehmer während des Anmeldeprozesses.
6. Logistik: Organisation von Transport, Unterkunft, Verpflegung und anderen logistischen Details für Teilnehmer, Referenten und Mitarbeiter der Veranstaltung.
7. Kommunikation und Werbung: Entwicklung von Marketing- und Kommunikationsstrategien, Erstellung von Werbematerialien, Nutzung von Social Media, E-Mail-Marketing und anderen Kanälen zur Bewerbung der Veranstaltung und zur Steigerung der Teilnehmerzahl.
8. Technische und audiovisuelle Unterstützung: Bereitstellung von Technologie und audiovisueller Ausstattung für Präsentationen, Ton- und Lichttechnik, Streaming-Dienste und andere technische Anforderungen.
9. Personalmanagement: Rekrutierung, Schulung und Koordination von Veranstaltungspersonal, einschließlich freiwilliger Helfer, Sicherheitskräfte, Techniker und anderer Mitarbeiter.
10. Nachbereitung und Evaluation: Bewertung des Erfolgs der Veranstaltung anhand vorher festgelegter KPIs, Erfassung von Feedback von Teilnehmern und Referenten, Analyse von Stärken und Schwächen sowie Identifizierung von Verbesserungsmöglichkeiten für zukünftige Veranstaltungen.

1. Buchführung: Erfassung und Aufzeichnung aller finanziellen Transaktionen des Unternehmens, einschließlich Einnahmen, Ausgaben, Einkäufe und Verkäufe, in entsprechenden Konten.
2. Kontenführung: Führung von Konten für verschiedene Finanzkategorien wie Kontokorrent, Debitoren, Kreditoren, Anlagen und Umsatzerlöse, um eine genaue Erfassung und Verfolgung finanzieller Aktivitäten zu gewährleisten.
3. Journalisierung: Aufzeichnung von Transaktionen in einem Journal, einschließlich Datum, Art der Transaktion, beteiligte Konten und Beträge, um eine vollständige und genaue Buchführung zu gewährleisten.
4. Kontenabstimmung: Überprüfung und Abstimmung von Konten, um sicherzustellen, dass die Buchführung mit den tatsächlichen Kontoständen übereinstimmt und alle Transaktionen ordnungsgemäß erfasst wurden.
5. Erstellung von Finanzberichten: Erstellung von regelmäßigen Finanzberichten wie der Gewinn- und Verlustrechnung, der Bilanz und der Cashflow-Rechnung, um die finanzielle Leistung des Unternehmens zu analysieren und zu kommunizieren.
6. Steuervorbereitung: Vorbereitung und Einreichung von Steuererklärungen und anderen steuerlichen Dokumenten gemäß den geltenden Steuergesetzen und -vorschriften.
7. Kostenrechnung: Analyse und Verfolgung von Kosten und Ausgaben in verschiedenen Geschäftsbereichen oder Projekten, um die Rentabilität zu bewerten und fundierte Geschäftsentscheidungen zu treffen.
8. Budgetierung und Forecasting: Entwicklung von Budgets und Finanzprognosen für zukünftige Perioden, um die finanzielle Leistung zu planen und zu steuern und potenzielle Risiken und Chancen zu identifizieren.

Die Buchhaltung spielt eine entscheidende Rolle bei der Verwaltung der finanziellen Angelegenheiten eines Unternehmens und stellt sicher, dass die Finanzinformationen korrekt, zuverlässig und rechtzeitig erfasst werden, um fundierte Entscheidungen zu unterstützen.

1. Überwachung der Datenschutzkonformität: Die Datenschutzbeauftragte überwacht die Einhaltung der Datenschutzgesetze, -vorschriften und -richtlinien auf nationaler und internationaler Ebene, einschließlich der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in der Europäischen Union oder ähnlicher Gesetze in anderen Ländern.
2. Beratung und Schulung: Beratung und Schulung von Mitarbeitern und Führungskräften zu Datenschutzbestimmungen, -verfahren und -richtlinien, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die relevanten Vorschriften verstehen und einhalten.
3. Datenschutzrichtlinien entwickeln und aktualisieren: Entwicklung, Implementierung und Aktualisierung von Datenschutzrichtlinien, -verfahren und -richtlinien im Unternehmen, um den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten und rechtliche Anforderungen zu erfüllen.
4. Datenschutz-Folgenabschätzung: Durchführung von Datenschutz-Folgenabschätzungen (DSFA) für neue Projekte, Produkte oder Prozesse, um potenzielle Risiken für die Privatsphäre zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zur Risikominderung zu empfehlen.
5. Ansprechpartner für Datenschutzanfragen: Als zentraler Ansprechpartner für Datenschutzanfragen von Mitarbeitern, Kunden, Behörden und anderen Beteiligten fungieren und sicherstellen, dass alle Datenschutzanfragen angemessen und rechtzeitig behandelt werden.
6. Überwachung von Datenschutzverletzungen: Überwachung und Meldung von Datenschutzverletzungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen, einschließlich der Benachrichtigung der Datenschutzbehörde und betroffener Personen bei Datenschutzverletzungen.
7. Zusammenarbeit mit Datenschutzbehörden: Zusammenarbeit mit Datenschutzbehörden und anderen relevanten Aufsichtsbehörden bei der Durchführung von Datenschutzaudits, -untersuchungen und -prüfungen sowie bei der Beantwortung von Anfragen und Beschwerden.

Die Datenschutzbeauftragte spielt eine entscheidende Rolle bei der Sicherstellung des Schutzes personenbezogener Daten im Unternehmen und der Einhaltung der geltenden Datenschutzbestimmungen. Sie trägt dazu bei, das Vertrauen von Kunden, Mitarbeitern und anderen Interessengruppen zu wahren und das Risiko von Datenschutzverletzungen zu minimieren

1. Infrastrukturverwaltung: Verwaltung der technologischen Infrastruktur des Unternehmens, einschließlich Server, Netzwerke, Speicher und andere Hardware-Komponenten. Dies beinhaltet die Einrichtung, Wartung und Aktualisierung dieser Systeme, um eine effiziente und reibungslose Funktionsweise sicherzustellen.
2. Softwareentwicklung und -unterstützung: Entwicklung und Unterstützung von maßgeschneiderten Softwarelösungen, die den spezifischen Anforderungen des Unternehmens entsprechen - z.B. openproject und nextcloud. Die Bereitstellung von Support für bereits vorhandene Softwares ist ebenfalls Aufgabe.
3. Netzwerksicherheit: Ein wichtiger Bereich ist die Sicherheit der IT-Infrastruktur, einschließlich der Implementierung von Firewalls, Verschlüsselungstechnologien, Intrusion Detection Systems und anderen Sicherheitsmaßnahmen, um das Unternehmen vor Cyberangriffen und Datenverlust zu schützen.
4. Benutzerunterstützung: Technische Unterstützung für Mitarbeiter, um bei der Lösung von Problemen mit Hardware, Software oder Netzwerkverbindungen zu helfen. Dies kann von der Einrichtung neuer Geräte bis hin zur Fehlerbehebung bei technischen Schwierigkeiten reichen.
5. Datensicherung und Wiederherstellung: Regelmäßige Datensicherungen, um die Integrität und Verfügbarkeit der Unternehmensdaten sicherzustellen. Im Falle von Datenverlust oder Systemausfällen ist die IT auch dafür verantwortlich, Wiederherstellungsmaßnahmen zu implementieren.
6. Technologieevaluation und -beschaffung: Kontinuierliche Evaluierung neuer Technologien und Softwarelösungen, um festzustellen, ob sie den Anforderungen des Unternehmens entsprechen. Sie beschafft auch die benötigte Hardware und Software, um sicherzustellen, dass die technologische Infrastruktur des Unternehmens auf dem neuesten Stand ist.
7. Schulungen und Weiterbildung: Die IT-Abteilung bietet kleine Schulungen für Mitarbeiter an, um sicherzustellen, dass sie über die erforderlichen Kenntnisse und Fähigkeiten verfügen, um effektiv mit den vorhandenen Technologien zu arbeiten und sich mit neuen Entwicklungen vertraut zu machen.